.png){kind=logo}
Zwykły parking w Złotowie. Zaparkowane samochody, przechodzący ludzie, codzienny ruch. W jednym z pojazdów, na kokpicie, leży plik dokumentów. Nie są schowane w teczce ani zabezpieczone przed wzrokiem osób postronnych. Na wierzchu znajduje się skarga skierowana do Rady Miejskiej w Złotowie. Wystarczy podejść bliżej, aby odczytać jej treść. A jest co czytać, bo dokument zawiera nie tylko zarzuty wobec burmistrza, ale również prywatne informacje dotyczące autora pisma.
Imię, nazwisko, adres, numer telefonu, opis sytuacji związanej z niepełnosprawnością, a nawet wzmianki o przebytych zabiegach medycznych. Wszystko to znalazło się za szybą samochodu, gdzie mogły to zobaczyć osoby przechodzące obok.
Nie trzeba było włamywać się do pojazdu, otwierać drzwi ani przeszukiwać jego wnętrza. Wystarczyło wyjąć telefon i zrobić zdjęcie. I właśnie tak powstały fotografie, które dokumentują całą sytuację.
Skarga na burmistrza i prywatność wystawiona na widok
Jednym z pozostawionych dokumentów była skarga z 7 września 2026 roku, skierowana do Rady Miejskiej w Złotowie. Jej autor zarzuca burmistrzowi między innymi bezczynność oraz dyskryminację. Opisuje również problemy związane z miejscem parkingowym dla osoby z niepełnosprawnością.
Nie będziemy rozstrzygać, czy przedstawione w skardze zarzuty są zasadne. To odrębna sprawa, którą powinny ocenić właściwe organy. W tym przypadku istotne jest coś zupełnie innego. Mieszkaniec, kierując pismo do instytucji publicznej, przekazał jej informacje dotyczące swojego życia prywatnego. Miał prawo oczekiwać, że będą one odpowiednio chronione.
Tymczasem dokument znalazł się w miejscu, w którym mogła zapoznać się z nim przypadkowa osoba. Co więcej, zawarte w nim informacje pozwalały nie tylko zidentyfikować autora, ale również poznać szczegóły jego sytuacji zdrowotnej. Wystarczy wyobrazić sobie, że podobne pismo dotyczyłoby nas samych. Że ktoś obcy mógłby przeczytać o naszych problemach, chorobach, rodzinnych konfliktach czy trudnej sytuacji życiowej. A następnie zrobić zdjęcie i przesłać je dalej. W dobie telefonów komórkowych i mediów społecznościowych nie jest to przecież scenariusz niemożliwy do wyobrażenia.
Burmistrz kontaktował się z autorem zdjęć. I to dwukrotnie
Sprawa ma jeszcze jeden interesujący wątek. Mężczyzna, który wykonał fotografie, potwierdził w rozmowie z nami, że samochód należy do jednego z urzędników. Ze względu na charakter sprawy nie podajemy informacji pozwalających zidentyfikować tę osobę.
Nasz rozmówca przekazał również, że burmistrz Złotowa dwukrotnie kontaktował się z nim telefonicznie.
Nie znamy dokładnej treści tych rozmów, dlatego nie będziemy przypisywać burmistrzowi intencji, których nie możemy potwierdzić. Możliwe, że chodziło o wyjaśnienie okoliczności zdarzenia. Sam fakt kontaktu nie jest niczym niewłaściwym.
Pojawia się jednak pytanie, jakie działania podjęto w związku z dokumentami. Czy ustalono, dlaczego pozostawiono je na widoku? Czy wyjaśniono, kto odpowiadał za ich zabezpieczenie? Czy sprawę przekazano inspektorowi ochrony danych?
Bo o ile ustalenie okoliczności wykonania zdjęć może być elementem wyjaśniania zdarzenia, o tyle najważniejsze pozostaje to, dlaczego dokumenty w ogóle znalazły się w takiej sytuacji.
RODO nie kończy się na drzwiach urzędu
Ochrona danych osobowych nie polega wyłącznie na przechowywaniu dokumentów w zamykanych szafach i zabezpieczaniu komputerów hasłami. Obowiązek ich właściwego zabezpieczenia istnieje również wtedy, gdy dokumentacja jest przenoszona lub przewożona poza siedzibą instytucji.
Szczególnego znaczenia nabiera to w przypadku informacji dotyczących zdrowia. RODO zalicza je do szczególnych kategorii danych osobowych, wymagających zwiększonej ochrony.
Czy pozostawienie dokumentów za szybą samochodu oznacza automatycznie złamanie prawa? Nie. Każde takie zdarzenie wymaga indywidualnej oceny, uwzględniającej charakter informacji, okoliczności ich udostępnienia oraz ryzyko dla osób, których dane dotyczą.
Nie oznacza to jednak, że sprawę można zignorować. Jeżeli doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, administrator powinien ocenić jego skutki. W określonych przepisami przypadkach ma również obowiązek zgłoszenia naruszenia Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych, co do zasady w terminie 72 godzin od jego stwierdzenia.
Warto przy tym pamiętać, że samo wykonanie zdjęcia nie dowodzi jeszcze, iż dane zostały wykorzystane w sposób niezgodny z prawem. Potwierdza jednak, że ich treść można było utrwalić z zewnątrz pojazdu.
Za takie niedopatrzenie można ponieść konsekwencje
Jeżeli okaże się, że dokumenty były powierzone pracownikowi w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi, a sposób ich przechowywania naruszał obowiązujące procedury, sprawa może mieć również konsekwencje pracownicze. W zależności od okoliczności i stopnia zawinienia mogą one obejmować upomnienie, naganę, wypowiedzenie umowy o pracę, a w szczególnie poważnych przypadkach nawet rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia. Nie oznacza to oczywiście, że każda nieuwaga automatycznie uzasadnia tak daleko idące działania.
Odrębną kwestią jest odpowiedzialność administratora danych, który powinien zapewnić odpowiednie środki organizacyjne i techniczne chroniące dokumentację przed dostępem osób nieuprawnionych.
Nie wiadomo obecnie, jak długo dokumenty pozostawały w samochodzie ani czy ktokolwiek poza autorem fotografii zapoznał się z ich treścią. Nie ustalono również, czy urząd przeprowadził już wewnętrzne postępowanie wyjaśniające.
A gdyby to były twoje dokumenty?
Cała sytuacja skłania do postawienia pytania, które powinno zainteresować każdego mieszkańca korzystającego z usług urzędu. Co dzieje się z naszymi dokumentami po ich złożeniu? Kto ma do nich dostęp? Czy są odpowiednio zabezpieczone również wtedy, gdy opuszczają budynek magistratu?
Nie chodzi o to, by z jednego zdarzenia wyciągać pochopne wnioski dotyczące funkcjonowania całego urzędu. Chodzi o wyjaśnienie konkretnej sytuacji, która nie powinna pozostawiać mieszkańców z poczuciem, że ich prywatne sprawy mogą stać się przypadkową lekturą na miejskim parkingu.
W tej historii jest skarga, są dane osobowe, informacje dotyczące zdrowia, fotografie i dwa telefony burmistrza do ich autora. Nadal jednak brakuje odpowiedzi na najważniejsze pytanie: dlaczego dokumenty znalazły się na widoku i co zrobiono, aby podobna sytuacja się nie powtórzyła?
Urzędnik może popełnić błąd. Od instytucji publicznej należy jednak oczekiwać, że potrafi taki błąd wyjaśnić, ocenić jego konsekwencje i wyciągnąć odpowiednie wnioski. Bo kiedy mieszkaniec przekazuje urzędowi swoje dane, nie powinien zastanawiać się, czy któregoś dnia jego nazwisko, adres, numer telefonu i informacje o zdrowiu znajdą się za szybą samochodu na przypadkowym parkingu. Jedno jest pewne,że mąjac wiedzę urzednik jest zobligowany zgłosić incydent RODO. Jeśli więc prawdą jest, że w tej sprawie wykonano połączenia tefoniczne w celu wyjaśnień, nie mamy prawa przypuszczać, że zachowano się wbrew prawu i sprawy nie zgłoszono.
Napisz komentarz
Komentarze